Eine Projektmanagement-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug für Organisationen und Projektmanager. Sie hilft bei der Planung, Organisation und Ausführung von Projekten und kann die Effizienz und Effektivität von Projekten erheblich verbessern.
Seit einiger Zeit tauchen im Internet immer häufiger Artikel wie "Die 7 besten PM-Tools" oder "12 beliebteste PM-Tools" auf - oft sogar mit einen Ranking. Diese Artikel basieren in der Regel auf "Fachartikeln", in die wir Hersteller uns "einkaufen" können oder wir stellen diese Listen (fast objektiv) selber auf.
Die Wahl einer geeigneten Projektmanagement-Software hängt aber von den individuellen Anforderungen der Organisationen und Projektmanager ab:
+ Fachliche Anforderungen: Welcher Umfang an Funktionen muss unterstützt werden und welche PM-Methoden und Prozesse?
+ Flexibilität: Prozesse ändern sich mit der Zeit, die Software auch? Können Masken, Funktionen, Workflows und Reports den wechselnden Anforderungen angepasst werden?
+ Budget: Wie wird lizensiert (Kauf oder Miete)? Wie hoch sind die Kosten (normiert, bspw. pro Benutzer für 5 Jahre inklusive Anpassungen, Schulung und Support)
+ Dimensionierung: Wie viele Projekte sollen gleichzeitig verwaltet werden, wie groß sind diese Projektstrukturen und wie groß sind die Projektteams?
+ Betrieb und Technik: Betrieb der Software in der Cloud (SaaS), Hosting oder im eigenen Netzwerk? Welche Möglichkeiten gibt es, andere Systeme zu integrieren (Schnittstellen, REST-API, ...)? Was gibt es für Ausgabeformate?
+ Datenschutz und regulatorische Anforderungen: Wo steht der Server (Deutschland/EU oder außerhalb der EU)? Wie werden Daten verschlüsselt und wie sieht das Sicherheitskonzept aus? Ist die Software DSGVO- konform? Erfüllt die Zeiterfassung die Anforderungen gemäß BAG-Urteil von 2022?
+ Nutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv und übersichtlich ist die Software?
+ Service: Welcher Service wird angeboten und wie ist die Dokumentation?
Einige der Anforderungen können sich gegenseitig beeinflussen oder sogar ausschließen: Beispielsweise ist eine Software mit großem Funktionsumfang nur selten intuitiv und muss dadurch intensiver geschult werden oder bestimmte Schnittstellen erfordern technisch eine Inhouse-Installation und der SaaS-Betrieb ist nicht vollständig möglich.
Es gibt also nicht dieses eine beste System, sondern es gibt für die individuelle Anforderung jeweils das System, das am besten passt.
Peter Schaub